Sådan undgår I review-krigen

Det glider ikke altid i smør – og det er skidt for salget

Uanset hvor lang eller professionaliseret din tilbudsproces er, så er der sandsynligvis en eller flere reviews – af mangel på et godt dansk ord – hvor ledelsen eller en ledende medarbejder med kendskab til kunden læser jeres tilbud igennem og giver sit besyv med.

Og jeg mener ikke den gennemgang af teksten, hvor legal vurderer, om I svarer på det, der kræves i udbudsmaterialet.

Jeg mener heller ikke den grundige sekretær, der læser korrektur for at finde komma-fejlene eller oversætter denglish til professionelt engelsk.

Derimod mener jeg den gennemgang af tilbuddet, hvor salgbarheden vurderes set fra kundens perspektiv.

Det finder oftest sted når tilbuddet er omkring 90% færdigt.

Og i de fleste tilfælde er det ikke en uge før aflevering.

Måske snarere få dage før aflevering.

Og går det rigtig hedt for sig, er det timer før aflevering.

Det røde hold

Den del af tilbuds-processen hedder mange steder et Red Team review. Begrebet stammer fra den kolde krig, hvor amerikanske tropper fik en kritisk gennemgang af deres strategi fra kollegaer, der påtog sig fjendens (de ræve røde russeres) perspektiv.

Desværre gælder krigsreferencen ikke altid kun navnet. Ind imellem giver det krigslignende tilstande at få “fjendens” perspektiv af flere årsager:

Teamet arbejder hårdt på dette stadie og kan være sårbare overfor kritik
Formen for kritik er ikke aftalt nøje på forhånd
Tidspunktet og den tid Red Teamet får til at læse tilbuddet igennem er ikke aftalt
Pris og strategi er ikke godkendt tidligere i processen
…eller en masse anden intern fnidder…

Det fører til konflikt og potentielle forsinkelser og er ikke noget der øger salget. Det er derimod noget der dræner alle på et meget uheldigt tidspunkt.

Sådan undgår du at de røde ser rødt

At indarbejde en kritisk gennemgang af dit tilbud på dette stadie er uden diskussion en rigtig god ide. For de fleste der skriver et tilbud, dykker så dybt ned i formuleringer, pris-kalkyler og leverancemodeller at de mister overblikket. Det er uundgåeligt og sker også for en garvet tilbuds-ninja som jeg. Så har I ikke indarbejdet et review på 90%-stadiet endnu, så er det om at komme i gang.

Og her skal I så holde tungen lige i munden. For I indarbejder ikke et Red Team midt i en proces.

Den tager vi lige igen…

Det er ikke noget I lige hu-hej-hovsa kan indarbejde. Ikke uden at risikere – i værste fald – salget.

Det er en rolle der klappes af i “freds-tid” – for at blive i krigs-metaforen.

Det vil sige, at det aftales i en periode, hvor I ikke har travlt med at skrive jer igennem det ene tilbud efter det andet.

Og det er vigtigt at gøre det grundigt.

Så sørg for at vurdere og diskutere disse 4 spørgsmål når I planlægger og opretter et Red Team:

Hvem har kompetencerne til at læse review?
Hvornår i processen kan vedkommende forvente at modtage tilbuddet?
Hvor lang tid har vedkommende til at læse review?
Hvad er konstruktiv feedback?

Lad mig uddybe nærmere…

Det giver sig selv, at det kræver salgskompetencer og kendskab til kunden og kundens marked eller forretning, at kunne sætte sig i dennes sted. Derfor kan det variere fra tilbud til tilbud, hvem der er relevant at inddrage. Men det vil ofte være en fast gruppe af folk i virksomheden, der har de fornødne kompetencer.

Når I har valgt en gruppe, ofte 2-5 personer, der kan inddrages som Red Team, så tag en snak med dem om hvad tilbuds-teamet har brug for. For selvom de udvalgte er garvede tilbudsskrivere, så har de en tendens til at glemme det når tilbuddet lander i indboksen til gennemlæsning.

Flere af mine kunder har sprunget disse diskussioner over, og det betyder at der er ballade hver gang tilbuds-teamet skal have læst review. Enten er Red Teamet fortørnede over at modtage et tilbud kl 17 med anmodning om kommentarer den efterfølgende morgen. Eller tilbuds-teamet modtager kommentarer i stil med “det her er dårligt formuleret” eller “hvorfor er prisen så lav/høj?”.

Forestil dig hvor de-motiverende det er at læse, når du skal aflevere i morgen kl 12.

Eller hvor lidt overskud et tilbudsteam har til en rask konflikt midt i en aflevering.

Så det er altså vigtigt at afstemme hvornår i processen et Red Team kan forvente et tilbud og hvor lang tid de så har til at læse og kommentere det. Book gerne tiden i deres kalender når processen planlægges. Og når I ikke at aflevere tilbuddet til review inden for aftalt tid, så giv vedkommende besked og aftal en ny tid med ham/hende.

Tag også en dialog om, hvordan I ønsker feedback. Skal det gives som håndskrevne kragetæer på et print eller som læsbare kommentarer til en pdf? (Ja, I kan nok læse min anbefaling skrevet med usynlig blæk her)

Og tag en samlet dialog om, at konstruktiv kritik indeholder konkrete ændringsforslag – og I.K.K.E A.N.D.E.T.

Pris og strategi er altså noget, der aftales længe før dette review og i en proces for sig selv.

Den dybe samtale med kaffe på kanden

Og kan man ikke se ud over intern fnidder som Red Team reviewer, så er det tid til at tage en af de helt lange snakke med kaffe i spandevis. For det er bad for business.

Demotiverede medarbejdere sælger dårligere end motiverede medarbejdere.

Bum… det var den korte version om, hvordan du undgår den røde review-krig. Hjælp, findes der en længere?

Ja, gør der ikke altid det?

Skal du have den, så må du invitere mig på virtuel kaffe.

Held og lykke med at vinde flere tilbud 🙂