Sådan kommer du i gang med offentlige udbud

I Danmark udbydes der offentlige kontrakter for ca. 100 mia kr årligt.

Ja, du læste rigtigt. Hundrede milliarder kroner. 

Det er da en sjat. 

Men det kan være svært at komme ind på det offentlige marked, hvis du ikke har budt på offentlige udbud før. 

Hvornår går en offentlig ydelse i udbud?

Det er ikke alle services i det offentlige der går i udbud. Udbudsloven har sat en beløbsgrænse for forskellige produkter og ydelser, der definerer, hvornår de skal sendes i udbud. F.eks. har en kommune pligt til at sende en ordre på tjenesteydelser i udbud, når den overgår 1,6 mio. kr. over en 4-årig periode, som det fremgår af skemaet nedenfor.

For statslige myndigheder er beløbet en snert mindre.

Udbudsloven	Statslige myndigheder:	Regionale/kommunale myndigheder og offentligretlige organer mv.:
Tjenesteydelser
Almindelige tjenesteydelser:	1.043.126 kr.	1.601.944 kr.

Så snart en ydelse går i udbud opstilles der en række krav til at du som leverandør kan blive prækvalificeret til at byde. De krav omhandler bl.a. din virksomheds samlede omsætning over en årrække (typisk 2-3 år) og referencer på ydelser, der ligner det udbudte i indhold og omfang. Det kan godt sætte mange mindre virksomheder til dørs.

Der er stadig muligheder

Fortvivl ikke.

Der er stadig en vej ind på det offentlige marked. For alle de ydelser der endnu ikke overgår 1,6 mio over 4 år kommer altså ikke i udbud. Det vil sige, at masser af kontrakter bliver indgået uden at det helt store udbudsapparat sættes i gang.

Prøv i de mindre kommuner eller styrelser. Eller prøv med specialiserede områder, der gør omfanget på ordren mindre og selvfølgelig stadig giver mening for dine ydelser/produkter. Måske har du et produkt eller en ydelse, der kan specialdesignes til fredede områder, måske tilbyder du en ydelse der kan tilpasses en særlig industri eller måske kan din service skaleres ned til et helt konkret behov. 

En af vores kunder har i årevis været leverandør i en offentlig styrelse. De har haft et glimrende samarbejde igennem årene og ydelsen er langsomt vokset til nu at skulle i udbud. Det stiller jo unægtelig vores kunde i en gunstig position at de har bevist at både produkt og service fungerer, de har en god indsigt i styrelsens behov og de kender både mennesker og kultur. Og den slags betyder også en hel del i det offentlige. 

En anden vej ind kan være at indgå et samarbejde med en anden leverandør, så I samlet set kan nå op over spærregrænsen. 

Netværk, markedsdialoger og overvågning

Det kan altså betale sig at opsøge de offentlige instanser og opbygge et netværk. Og forhåbentlig få lov til at byde ind på mindre opgaver – uden de helt store krampetrækninger. 

De fleste instanser indkalder til markedsdialoger inden de sætter en udbudsproces i gang. Her bliver de klogere på de ydelser der er på markedet, på de spillere der er og på detaljer omkring deres behov. Det er en god indgang til at udbygge dit netværk og blive klogere på de behov, der er i det offentlige indenfor dit område. Det er også et sted du kan lære mere om dine konkurrenter og evt. mulige samarbejdspartnere, du kan byde sammen med. 

Derudover kan du forholdsvis let overvåge udbudsmarkedet i det offentlige. Der findes adskillige søgeportaler hvor du kan indtaste dine interesseområder og blive informeret når en ydelse går i udbud. 

Læs mere om udbudsovervågning her

Det kan betale sig at få hjælp

Når det så endelig lykkes dig at opbygge referencerne og omsætningen – og det helt rigtige udbud viser sig – så skal du ikke være for stolt til at bede om hjælp. 

Lad mig lige give dig et eksempel på hvorfor: 

En stor dansk virksomhed henvendte sig til RApohr. De havde lige tabt et offentligt udbud og vidste at der var to mere på vej fra andre regioner bygget op om samme skabelon. For selvfølgelig låner de også fra hinanden i det offentlige. 

De bad os om at skrive de næste to tilbud for dem. Det gjorde vi. 

Og de vandt dem begge. 

Et andet eksempel er fra en anden af vores kunder, der deltog i et offentligt udbud med forhandling. Det betyder, at de skriver et indledende tilbud, deltager i et forhandlingsmøde med udbyder, hvor de får feedback på deres tilbud og har mulighed for at stille spørgsmål. Derefter kan byder sende et endeligt tilbud.

Vores kunde havde selv skrevet det indledende tilbud. Det fik de en ret krakilsk kritik over fra udbyder og stod altså ikke til at vinde opgaven. Så de ringede og bad os skrive det endelige tilbud, med fokus på den kritik de havde modtaget. Det gjorde vi, og behøver jeg at sige hvad der skete?

De vandt selvfølgelig.

Der er jo altså minimum 1,6 mio kroner på spil, hvis ydelsen er gået i udbud. Hvis du bruger eksempelvis 30.000 kr på at få hjælp, så udgør det kun lige knap 2% af de 1,6 millioner du lige har vundet en kontrakt på. Og selvom udbuddet går under terskelværdien for et offentligt udbud, så følger udbud fra det offentlige ofte samme struktur og rammer der fremgår af udbudsloven.

Vi kan hjælpe dig både med at få sat overvågningen op, med at få overblik over kravene i udbudsmaterialet eller med at skrive det hele for dig. 

Klø på

Uanset størrelsen, omsætningen og erfaringen i din virksomhed, så tøv ikke med at arbejde på dit netværk i det offentlige.

Der er også en vej ind for dig. 

Held og lykke med at vinde flere offentlige udbud