4 årsager til, at I altid er pressede inden aflevering
Udgivet juni 2023
Det var få dage før deadline.
Vi sad på et kontor en kold og blæsende vinter i Helsinki. Pulsen var høj, for der manglede stadig meget indhold til vores tilbud. Så dagene var lange.
Vi var to bid managers på projektet, for det var stort, globalt og defineret af topledelsen som et “must win”. Vi var trætte, da min kollega spurgte mig: “Bliver vi aldrig klogere? Vi ender ALTID med at have super travlt lige inden aflevering”.
Han havde ret.
Jeg satte mig for at studere fænomenet. Det førte til mange dialoger med tilbudsfolk, deltagere, bidragsydere og ledelser. Det jeg nåede frem til var, helt opsummeret, nedenstående 4 punkter, der hænger sammen på kryds og tværs. Det er ofte her vi tager fat når vi arbejder med vores kunder. De er altså stadig lige gældende i forskellig form og antal, så mon ikke du vil genkende et punkt eller to?
Prioritering
En af de helt store årsager bestod i, at de folk der skal bidrage med indhold til et tilbud, ofte ikke har tid. Tilbud er en opgave der lægges oveni en fuld kalender. Selvom det er vigtigt at vinde et tilbud for organisationen, så kan det altså være svært for den enkelte medarbejder at finde motivationen til at smide de mange ekstra timer ind i processen – og endnu sværere at finde tiden. Det er flere steder overladt til den enkelte medarbejder selv at prioritere imellem opgaverne, når et tilbud maser sig ind i kalenderen. Og af en eller anden grund kommer udbud ofte ubelejligt. Måske netop af denne årsag?
Kompetencer
Det indhold der bliver leveret af eksperter rundt om i organisationen kan være af meget varieret kvalitet. Noget må skrives helt om og andet kan bruges med en let omskrivning så tonen og skrivestilen tilpasses igennem hele dokumentet. Det kræver altså en ressource der er dygtig til at skrive. Det er ikke alle organisationer der har sikret sig sådan en, så det bliver overladt til tilbudslederen.
At skrive andres tekst om tager tid. Uanset om du kender til ekspertiseområdet eller ej. For en person som mig, der er meget erfaren i at skrive tilbud, tager det omkring 4 koncentrerede timer at skrive ca. 20 sider om.
Det kan altså hurtigt vælte en tidsplan hvis indholdet skal skrives for meget om. Og endnu mere, hvis det skal udføres af tilbudslederen.
Systemer og processer
Det er ikke alle virksomheder der har klart definerede processer til deres tilbud. Det betyder at de kører forskelligt fra gang til gang og kvaliteten er derfor også varierende. Og jo større en organisation jo større kan variationen blive.
Er der en proces kan der mangle værktøjer til at understøtte den. Det kan være et bibliotek med tekst og skabeloner, et sikkert fildelingsværktøj, et procesværktøj der guider igennem de væsentligste skridt eller lignende. Men processerne og systemerne er ikke altid nok. For flere virksomheder, der både har systemer og processer, der bliver de primært brugt som tjekbokse, der udfyldes til rapportering mere end et hjælpeværktøj. Årsagerne kan være mange, men jeg fandt frem til et par stykker.
En årsag var at systemet blev leveret oppefra som et krav fra ledelsen eller en global organisation. Det var ikke udviklet eller tilpasset sammen med brugerne i den konkrete afdeling og passede ikke helt til de arbejdsgange, der allerede fungerede i virksomheden.
En anden var, at brugerne ikke var uddannede i begge dele. Nogle kendte til processen, andre til systemet. Og de personer der blev rapporteret til, var desværre heller ikke i stand til at guide og forklare vigtigheden af den ene, den anden eller begge dele.
Ledelse
Ovenstående punkter leder til dette, som allerede er berørt. For det kræver en kvalificeret tilbudsleder at kunne håndtere ovenstående udfordringer og samtidig udvikle vindende tilbud.
Vi oplever stadig at det i flere virksomheder er tilfældigt hvem der får rollen fra gang til gang. Andre steder udpeges en eller flere personer til at have rollen. Enten som en fuldtidsrolle eller kombineret med andre roller. Det kan være en person fra salg, en tidligere projektleder eller en sekretær. Eller en erfaren tilbudsleder der ansættes udefra.
Det handler jo om kompetencerne, så alle af ovenstående kan sagtens fungere. Men ofte er det kun få af kompetencerne der skal til, som er til stede. Det kan skyldes at de der ansætter, ikke selv ved hvad det kræver at arbejde med tilbud.
Næste udfordring kan så være, om tilbudslederen også har den ledelsesmæssige opbakning der skal til, for at kunne forholde sig til og løse ovenstående udfordringer. Er der både manglende kompetencer og ledelsesmæssig opbakning kan det gå rigtig galt. Heldigvis er en af delene ofte til stede. Men det fører stadig til en stor risiko for at indhold leveres for sent, værktøjer ikke bliver anvendt optimalt, eller at for meget tekst skal skrives om og tidsplanen og kvaliteten skrider.
Kan du genkende hele eller dele af ovenstående fra jeres organisation? Så kan overblikket her måske hjælpe dig til at få fat i roden af udfordringerne.